Biedronka przy wsparciu Asseco wchodzi w erę paperless

Jerónimo Martins Polska, właściciel sieci sklepów Biedronka, przy wsparciu Asseco Data Systems (ADS) wdrożyło nowoczesny system cyfrowego obiegu dokumentów oparty na rozwiązaniach do budowy procesów paperless. W ramach współpracy Biedronka korzysta ze środowiska usług ADS - platformy Signer, podpisu kwalifikowanego SimplySign oraz komponentu SignHub. Implementacja zwiększyła efektywność zarządzania procesem tworzenia, obiegu i zatwierdzania elektronicznych dokumentów oraz ich zdalnego podpisywania.

Grupa Jerónimo Martins Polska to właściciel największej sieci detalicznej w Polsce – Biedronki, posiadającej ponad 3 700 sklepów w ponad 1300 miejscowościach, która zatrudnia ponad 84 tys. osób i tym samym jest największym pracodawcą w kraju. W tak dużej, rozproszonej organizacji, tradycyjny obieg papierowych dokumentów oraz ich bezpieczeństwo stawały się coraz większym wyzwaniem. Jerónimo Martins Polska jako firma dbająca o zrównoważony rozwój postawiła za cel, iż cyfryzacja procesów miała nie tylko zmniejszyć koszty operacyjne, ale także zminimalizować ślad węglowy organizacji.

„Wdrożenie rozwiązań paperless to kolejny krok w realizacji naszej strategii cyfryzacji i odpowiedzialnego rozwoju. Dzięki współpracy z Asseco Data Systems zyskaliśmy nowoczesne narzędzia, które nie tylko usprawniają codzienną pracę naszych zespołów, ale również wspierają naszą troskę o środowisko. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala nam działać szybciej, bezpieczniej i bardziej efektywnie – na miarę organizacji, która chce wyznaczać kierunki nowoczesnego zarządzania w handlu detalicznym” – podkreśla Lidia Stegenta-Głowala, Dyrektor ds. Operacji Finansowych w sieci Biedronka.

Centralnym elementem wdrożonego w Biedronce systemu jest platforma Signer, która pozwala na elektroniczne podpisywanie i przekazywanie dokumentów, niezależnie od lokalizacji użytkownika. Procesy zatwierdzania mogą być konfigurowane w sposób dostosowany do hierarchii i struktury organizacyjnej. Dzięki funkcji kolejkowania podpisów dokumenty trafiają do właściwych osób w odpowiednim czasie. Jednocześnie platforma dzięki wykorzystaniu komponentu SignHub umożliwia stosowanie wielu metod podpisu w zależności od okoliczności: SMS, SimplySign, podpisy kwalifikowane innych dostawców niż Asseco. Z platformy korzysta już ponad 700 pracowników.

„Projekt dla Jerónimo Martins Polska to doskonały przykład, jak cyfryzacja może zmienić funkcjonowanie dużej organizacji. Dzięki elastycznym rozwiązaniom i współpracy udało się stworzyć system spełniający najwyższe standardy bezpieczeństwa oraz ergonomii” – powiedział Artur Miękina, Dyrektor Działu Sprzedaży Projektowej i Rozwoju e-Biznesu Asseco.

Część pracowników Jerónimo Martins Polska otrzymała mobilny podpis elektroniczny SimplySign. Dzięki niemu, gdy zachodzi konieczność, mogą podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca, korzystając jedynie ze smartfona lub komputera. To szczególnie istotne w przypadku organizacji o rozproszonej strukturze, posiadającej wiele oddziałów w całym kraju. Kwalifikowana usługa walidacji zapewnia bezpieczeństwo procesu, gwarantując autentyczność i trwałość dowodową e-podpisów. W ten sposób wyeliminowano ryzyko nieautoryzowanych modyfikacji dokumentów i zwiększono zaufanie do cyfrowego obiegu dokumentów.

System już od pierwszych dni działania znacząco usprawnił codzienne funkcjonowanie firmy, pozwalając na szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów, podnosząc efektywność pracy i eliminując papierową dokumentację, a także związane z nią bariery w tradycyjnym obiegu dokumentów.

‍