Łatwiejsza rekrutacja do szkół i przedszkoli we Wrocławiu – Urząd Miasta wdraża Asystenta AI

Już 19 maja, w województwie dolnośląskim, rusza rekrutacja do szkół ponadpodstawowych. Jak co roku władze Wrocławia, największego miasta w regionie, stają przed zadaniem wsparcia merytorycznego i technicznego rodziców składających wnioski. Dotychczas kontakt z urzędem odbywał się wyłącznie drogą telefoniczną lub mailową. W tym roku, miasto Wrocław wraz z Asseco Data Systems wdrożyło nowe narzędzie w systemie rekrutacji – Asystenta AI, które ułatwia składanie dokumentów rekrutacyjnych do placówek edukacyjnych.

Wrocław jako pierwsze miasto w Polsce, uruchomił innowacyjne narzędzie – wirtualnego asystenta opartego na technologii czatu AI, wspierającego rodziców w procesie rekrutacji. Za wdrożenie rozwiązania odpowiada wieloletni partner technologiczny Urzędu Miejskiego Wrocławia – Asseco Data Systems.

Nowa funkcjonalność została zintegrowana z miejskim systemem naboru i uruchamia się automatycznie po zalogowaniu użytkownika do systemu. To wyjście naprzeciw oczekiwaniom rodziców, by zapewnić im całodobowe wsparcie, niezależnie od godzin pracy urzędu.

„Głównym celem wdrożenia było zapewnienie kompleksowego wsparcia rodzicom oraz usprawnienie całego procesu obsługi zgłoszeń. Dzięki Asystentowi AI odpowiedzi na pytania są udzielane szybciej i precyzyjniej, o dowolnej porze dnia i nocy, co znacznie zwiększa dostępność usług administracji publicznej. Nowe rozwiązanie zmniejsza liczbę zapytań obsługiwanych telefonicznie i mailowo, co odciąża pracowników administracyjnych i pozwala skupić się na bardziej złożonych zadaniach” – mówi Marcin Miedziński, Zastępca Dyrektora Departamentu Edukacji, Urząd Miasta Wrocław.

AI przygotuje precyzyjne odpowiedzi na pytania dotyczące rekrutacji

Rozwiązanie to nie tylko wspiera rodziców, ale również pozwala na budowanie bazy wiedzy, która będzie rozwijana i udoskonalana w kolejnych latach.

Asystent AI został zasilony obszerną bazą dokumentów dotyczących zasad rekrutacji oraz pytań zadawanych przez użytkowników. System analizuje kontekst zapytania, przyporządkowuje treść do konkretnych modułów i zagadnień tematycznych, a następnie udziela precyzyjnych odpowiedzi. Jak podkreśla ekspertka Asseco Data Systems, rozwiązanie daje pełną kontrolę nad parametrami modelu sztucznej inteligencji, co pozwala na dopasowanie stylu komunikacji.

„Zaprojektowany przez nas system nie tylko odpowiada na zapytania, ale również prowadzi użytkownika krok po kroku, redukując błędy pojawiające się w procesie rekrutacji. Dzięki temu ryzyko złożenia niewłaściwie wypełnionego lub niepełnego wniosku wyraźnie spada” – mówi Magdalena Szewczyk, Kierownik Zespołu w Pionie Rozwiązań dla Edukacji i Biznesu z Asseco Data Systems. „Doświadczenie w obszarze systemów rekrutacyjnych pozwoliło na szybkie wdrożenie i optymalizację procesu, co przekłada się na realne korzyści dla urzędu i mieszkańców Wrocławia”.

W dobiegającym końca roku szkolnym o miejsce we wrocławskich szkołach ponadpodstawowych ubiegało się około 6,5 tys. uczniów. Łącznie do szkół i przedszkoli prowadzonych przez miasto uczęszcza ponad 93 tys. dzieci. Urząd Miasta we Wrocławiu to największa jednostka administracji publicznej w województwie dolnośląskim. W 2025 roku przeznaczy na oświatę, opiekę wychowawczą i szkolnictwo wyższe ok. 3 mld zł. Środki te są wykorzystywane również na finansowanie projektów mających usprawnić procesy rekrutacji oraz zwiększyć dostępność usług dla mieszkańców.

W lutym i marcu bieżącego roku Asystent AI wspierał proces rekrutacji do szkół i przedszkoli we Wrocławiu.

„Rozwiązanie obsłużyło łącznie 3213 zapytań, skracając czas oczekiwania na odpowiedź. To oznacza, że co trzecia osoba rekrutująca dziecko do szkoły czy przedszkola skorzystała z tej nowości. Asystent AI na blisko 95% pytań udzielił poprawnej odpowiedzi. Pozostałe 5% przypadków obejmowało m.in. niepełne odpowiedzi lub sytuacje, gdy pytania nie dotyczyły procesu rekrutacji” – podkreśla Stanisław Chodorowski, Koordynator systemu rekrutacji do placówek oświatowych, Urząd Miasta Wrocławia.

‍