Cyfryzacja wydawania decyzji administracyjnych
Wdrożenie SimplySign w Urzędzie Dozoru Technicznego.
Lider dozoru technicznego
Urząd Dozoru Technicznego (UDT) jest państwową instytucją kontrolującą bezpieczeństwo urządzeń technicznych. Posiada 10 oddziałów terenowych oraz 22 biura zlokalizowane na terenie całej Polski. Urząd kontynuuje ponad stuletnią tradycję polskiego dozoru technicznego, będąc jednocześnie liderem innowacyjności bezpieczeństwa publicznego, dzięki wykorzystaniu wielu nowoczesnych narzędzi informatycznych.
Skrócenie procesu wydawania decyzji administracyjnych
UDT prowadzi badania techniczne przy wsparciu blisko 1200 inspektorów kontrolujących zarówno proste, jak i skomplikowane instalacje przemysłowe w całym kraju. Na podstawie wyników badań kontrolerzy wydają decyzje administracyjne pozwalające na użytkowanie urządzeń technicznych. Chęć podniesienia ich komfortu pracy w terenie oraz potrzeba skrócenia procesu wydawania decyzji administracyjnych skłoniły Urząd do poszukiwania rozwiązania, które pozwoli na szybszą i skuteczniejszą realizację dotychczasowych zadań. UDT zależało, aby nowy system zapewnił im możliwość zdalnej autoryzacji protokołów oraz decyzji, przy równoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych. Miał być też zintegrowany z portalem eUDT.gov.pl, który służy do komunikacji z klientami i zapewnia im sprawny dostęp do pełnej oferty urzędu. Za najlepsze do realizacji tego celu urząd uznał rozwiązania Asseco Data Systems (ADS) i w 2019 roku podpisał ze spółką umowę na wdrożenie usług bezpieczeństwa i zaufania Certum, w tym m.in. kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign oraz pieczęci elektronicznej.
Cyfryzacja dokumentacji i podpis elektroniczny
Głównym celem projektu było wdrożenie podpisywanych elektronicznie dokumentów inspekcyjnych. Jego ważną częścią była integracja rozwiązań ze środowiskiem informatycznym urzędu, a w szczególności z SIGMA - aplikacją mobilną dla inspektorów oraz portalem eUDT.gov.pl, w którym klienci mieli mieć dostęp do dokumentacji pokontrolnej. ADS było też odpowiedzialne za wdrożenie modułu podpisu i walidacji wraz z serwerową pieczęcią elektroniczną oraz ich implementację w aplikacjach dziedzinowych UDT.
Kolejny etap obejmował dystrybucję 1200 certyfikatów kwalifikowanych wśród wszystkich inspektorów UDT. Wymagało to weryfikacji tożsamości jego przyszłych użytkowników, a pracujący w terenie inspektorzy UDT tylko okresowo zaglądali do oddziałów i biur Urzędu. Dlatego, aby usprawnić ten proces zdecydowano o stworzeniu w każdym z 10 oddziałów i centrali UDT Biznesowego Punktu Potwierdzenia Tożsamości (BPPT) z przeszkolonym przez ADS operatorem wydającym podpisy elektroniczne. Opracowane zostały także materiały szkoleniowe w postaci krótkich filmów video.
Wyjątkowa determinacja UDT sprawiła, że w ciągu zaledwie dwóch miesięcy cyfrowy podpis został udostępniony każdemu z inspektorów. Dzięki temu już od marca 2019 roku 12% decyzji wydawanych jest w formie elektronicznej. Przez 15miesięcy od startu ich liczba przekroczyła 100 tys., każdorazowo zastępując kilkustronicowy dokument papierowy.
Innowacyjność oraz niespotykana dotąd w sektorze administracji publicznej skala projektu sprawiły, że został on doceniony nie tylko przez klientów, ale również ekspertów z branży informatycznej. Dzięki temu w 2020 roku znalazł się wśród laureatów organizowanego przez redakcję magazynu Computerworld konkursu „Best in Cloud”, zdobywając wyróżnienie w kategorii „Najlepsze projekty wdrożeniowe”.
Projekt zakończył się już w marcu 2019 roku, zaledwie 3 miesiące od rozpoczęcia wdrożenia. Był realizowany przez 11-osobowy zespół, w którego skład wchodziło 6 ekspertów z Departamentu Informatyki UDT oraz 5 z Asseco Data Systems. Dzięki dobrej współpracy i precyzyjnie określonym potrzebom urzędu, analiza, wybór rozwiązania i zaplanowanie wdrożenia przebiegło bardzo sprawnie.
Ułatwienie i przyspieszenie pracy inspektorów UDT
- kwalifikowany podpis elektroniczny dla inspektorów
- pełna mobilność pracowników i większa efektywność
- znaczne przyspieszenie wydawania pokontrolnych decyzji administracyjnych
- e-dokumenty dostępne w portalu eUDT
- reedukacja kosztów obsługi papieru
- zwiększenie zainteresowania klientów portalem eUDT
- Analiza potrzeb i wymogów klienta.
- Zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania.
- Stworzenie 11 BPPT i przeszkolenie personelu.
- Wydanie kwalifikowanych certyfikatów inspektorom.
- Start systemu.
- 2 miesiące wydawania podpisów
- 3 miesiące zajęło wdrożenie rozwiązania
- ~10 minut trwa dostarczenie decyzji do klienta poprzez portal eUDT
- 29przeszkolonych przez Asseco operatorów
- 32 lokalizacje UDT objęło wdrożenie
- 1200 inspektorów UDT używa mobilnego e-podpisu
- 1500 klientów UDT odbiera e-Dokumenty
- 100 tys. e-dokumentów wydanych w 15 miesięcy
„Wdrożenie mobilnych rozwiązań Asseco Data Systems w środowisku aplikacji UDT przyspieszyło proces transformacji cyfrowej całej organizacji. Staramy się powiększać obszar elektronizacji na kolejne istotne procesy w organizacji. Większość naszych pracowników posiada w tej chwili podpis cyfrowy i to od nich coraz częściej wychodzą pomysły dotyczące cyfrowych zmian w organizacji”
Piotr Majcherkiewicz, Dyrektor Działu IT, Urząd Dozoru Technicznego.
„Projekt zrealizowany z Urzędem Dozoru Technicznego pokazuje wielowymiarowe korzyści z zastosowania podpisu elektronicznego. Dzięki niemu urząd potwierdza i wykorzystuje wyłącznie dokumentację w postaci cyfrowej, która w kilka minut trafia do klientów wprost z mobilnych urządzeń inspektorów. Oszczędności na czasie i papierze przekładają się na efektywność pracy UDT i w konsekwencji lepszą obsługę instytucji oczekujących na decyzje pokontrolne. Jesteśmy dumni, że współtworzyliśmy tak unikatowy projekt w administracji publiczny i wspieramy UDT byciu liderem innowacji”
Monika Juszczyńska, Account Manager, Pion Usług Bezpieczeństwa i Zaufania, Asseco Data Systems.