Paperless. Jak Certum całkowicie wyeliminowało papier z kluczowego procesu biznesowego.

Asseco Data Systems dostarcza produkty, usługi i rozwiązania IT, bazujące na oprogramowaniu własnym oraz firm partnerskich, usługach i infrastrukturze teleinformatycznej. Certum jako marka Asseco będąca najstarszym w Polsce Centrum Certyfikacji specjalizuje się w zapewnianiu wiarygodności i bezpieczeństwa obsługi elektronicznych dokumentów i danych. Przeszło 23-let-nie doświadczenie poparte specjalistyczną wiedzą oraz zespół ponad 180 specjalistów pozwala firmie realizować najbardziej skomplikowane, zaawansowane technicznie oraz innowacyjne projekty paperless.

Wyeliminowanie dokumentów papierowych z procesu rejestracji wniosków

Proces uzyskania certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign oraz pozostałych usług zaufania zawierał etap odręcznego podpisania wydrukowanego wniosku wraz z towarzyszącą mu umową. W 2019 podjęto decyzję o eliminacji wszystkich papierowych dokumentów i pełną digitalizację całego procesu. W ten sposób Certum stało się użytkownikiem własnych rozwiązań paperless, które rekomenduje, oferuje i wdraża u swoich klientów. Nowy, cyfrowy proces objął całą sieć partnerską Certum oraz wybranych kluczowych klientów. Głównym wyzwaniem było opracowanie zgodnego z prawem zamiennika podpisu na papierze. Jedna z propozycji zakładała, że kartkę zastąpi ekran tabletu i na nim będzie składany odręczny podpis rysikiem. Eksperci Certum przeanalizowali obowiązujące przepisy i doszli do wniosku, że taki podpis, czyli znak graficzny wykonany i utrwalony w technologii elektronicznej jest w zupełności wystarczający do uzyskania oświadczenia woli przyszłego użytkownika podpisu lub pieczęci kwalifikowanej. Na tej podstawie opracowali cyfrowy proces wydawania certyfikatu kwalifikowanego zarówno tego tradycyjnego (wykorzystującego kartę i czytnik) jak i chmurowego SimplySign. Do wcielenia pomysłu w życie należało dobrać odpowiednich partnerów technologicznych do projektu, którzy dostarczą komplementarne oprogramowanie i sprzęt.

‍

Trójstronne partnerstwo technologiczne na rzecz paperless

Do współpracy nad rozwiązaniem, Certum zaprosiło spółki Xtension i Samsung. Pierwsza z nich jest twórcą oprogramowania signaturiX, które umożliwia podpisywanie dokumentów PDF wieloma metodami, w tym biometryczną z użyciem rysika na ekranie urządzenia elektronicznego. Samsung jest globalnym dostawcą zaawansowanego i bezpiecznego sprzętu mobilnego. Tablety tego producenta, dzięki aktywnemu ekranowi, rejestrują biometryczne cechy podpisu i dodatkowo zabezpieczone są oprogramowaniem KNOX. Rozwiązanie signaturiX zostało zintegrowane z wewnętrznym systemem Certum do wydawania certyfikatów kwalifikowanych. Elementem całej koncepcji jest również dedykowana usługa zaufanej strony trzeciej, polegająca na zabezpieczaniu danych biometrycznych. Autentyczność i integralność podpisu zapewniają kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu. Dzięki temu każda zmiana podpisanych danych zostanie wykryta. W cyfrowym procesie użytkownik wnioskujący o uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego, odręcznie podpisuje wniosek rysikiem na tablecie. Następnie bezpośrednio w dokumencie PDF są zapisywane oraz szyfrowane cechy biometryczne składanego podpisu, takie jak siła nacisku czy tempo pisania. Następnie podpisany wniosek przez obie strony procesu (klienta i Operatora Certum) trafia do systemów dziedzinowych Certum i po przetworzeniu kwalifikowany podpis zostaje wydany użytkownikowi. Efekt współpracy Certum, Xtension i Samsung zautomatyzował i przyspieszył proces wydania kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy zachowaniu wysokich standardów obsługi klienta oraz bezpieczeństwa. Proces odbywa się już bez potrzeby generowania dokumentów papierowych, jest całkowicie ucyfrowiony. Spółka zyskała również nowy scentralizowany model cyfrowej rejestracji klientów.

„Wdrażanie procesów paperless u klientów jest naszą domeną. Jednym z naszych głównych celów strategicznych jest funkcjonowanie onboardingu klienta bez dokumentów papierowych. W wyniku tego zdecydowaliśmy się zrealizować projekt wdrożenia podpisu biometrycznego signaturiX w Asseco DataSystems. Chcieliśmy przede wszystkim zwiększyć efektywność wydawania kwalifikowanych certyfikatów, zminimalizować ryzyko błędów, poprawić doświadczenia użytkowników w zakresie UX i CX oraz wykorzystać uwolniony dzięki temu potencjał pracowników”.

Mariusz Janczak, IT Business Partner w Asseco Data Systems

‍

Usprawnienie i unowocześnienie wydawania certyfikatów kwalifikowanych

• Bezpieczny proces paperless
• Skrócenie czasu załatwiania formalności
• Podpisanie wniosku w dowolnym miejscu i czasie
• Poprawiony UX i CX procesu – intuicyjny obieg
• Wyższa efektywność pracowników
• Niższa liczba błędów we wnioskach
• Całkowita redukcja kosztów obsługi papieru
• Ochrona środowiska

„Współpraca z firmą Xtension, dostawcą podpisu biometrycznego signaturiX, wraz zaawansowanymi urządzeniami mobilnymi dostarczonymi przez firmę Samsung, pozwoliła stworzyć całkowicie cyfrowy sposób wydania certyfikatu kwalifikowanego Certum. Dzięki temu Asseco, lider rynku kwalifikowanych usług zaufania uzupełnia swoją ofertę o wygodne i bezpieczne rozwiązanie dla klientów wnioskujących o e-podpis, e-pieczęć oraz poszerza ofertę cyfryzacji procesów podpisywania dokumentów dla klientów kluczowych”.

Mariusz Janczak, IT Business Partner w Asseco Data Systems

‍

‍