Rozwiązanie paperless dla klientów Plus i Polsat Box

Lider usług medialnych i telekomunikacyjnych

Grupa Polsat Plus (GPP) jest jedną z największych polskich firm oraz wiodącą grupą medialno-telekomunikacyjną w regionie. Łącznie świadczy ponad 20 mln usług płatnej telewizji, telefonii i dostępu do Internetu. Kanały Grupy Telewizji Polsat są w czołówce rynku oglądalności w grupie komercyjnej, a Grupa Polsat-Interia zajmuje wiodącą pozycję na rynku wydawców internetowych – posiada już 21,2 mln użytkowników portali miesięcznie, którzy co miesiąc generują średnio ok. 2,2 mld odsłon. GPP tworzy treści telewizyjne, dostarcza produkty telekomunikacyjne oraz usługi zintegrowane dla klientów indywidualnych i biznesowych przy użyciu najlepszych i najnowocześniejszych technologii.

---

GPP posiada ponad 1000 stacjonarnych punktów sprzedaży (POS) w całej Polsce, w których pracuje ok. 3,5 tys. doradców.

---

Cyfryzacja sprzedaży B2C oraz obsługi klientów w POS-ach

Kilka tysięcy doradców w POS-ach codziennie drukowało ogromną liczbę papierowych dokumentów. Ich obsługa była kosztowna i jednocześnie bardzo czasochłonna. Wysokie koszty były generowane przez zakup papieru, wydruki, leasing drukarek i utrzymanie archiwum. Papierowe dokumenty wymagały kompletowania, weryfikacji i archiwizacji. Procesy te postanowiono uprościć poprzez ograniczenie druku w punktach sprzedaży i wykorzystanie dostępnych na rynku technologii i narzędzi do cyfryzacji.

Decyzja o redukcji zużywanego papieru wynikała także z realizowanej od lat misji społecznej, prośrodowiskowego podejścia GPP i jej aktywności w ramach Stowarzyszenia Program Czysta Polska. 

Do budowy nowego cyfrowego procesu wybrano propozycję firm Asseco, Xtension oraz Samsung, wspierającą wdrażanie strategii paperless w przedsiębiorstwach. Rozwiązanie umożliwia podpisywanie umów rysikiem na ekranie tabletu z oprogramowaniem zabezpieczającym sprzęt - Samsung KNOX. Dokumenty są opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu zgodnymi z europejskim rozporządzeniem eIDAS.

‍

“Wdrożenie podpisu elektronicznego to kolejny etap transformacji cyfrowej Grupy Polsat Plus, w której wspiera nas Asseco, nasz partner technologiczny. Dzięki temu klienci Plusa i Polsat Box mogą korzystać z rozwiązań wykorzystujących najnowsze technologie, które wspierają ochronę środowiska i przynoszą oszczędność czasu, szybkość i wygodę”

Katarzyna Wróbel-Frątczak, Zastępca Dyrektora Sprzedaży i Zarządzania Bazą ds. Rozwoju Sprzedaży i Utrzymania Grupy Polsat Plus

‍

e-Podpis na tablecie w punktach sprzedaży Grupy Polsat Plus

Warunkiem koniecznym dla wdrażanego rozwiązania paperless było objęcie maksymalnie szerokiej bazy klientów oraz spełnienie wymogów formalno-prawnych, tak aby umowy i aneksy były zawierane zgodnie z przepisami. 

Projekt wymagał wprowadzenia zmian w systemach sprzedaży i obsługi oraz w procesach pozyskania i utrzymania klienta Grupy Polsat Plus, jak również integracji systemów z dostarczonym przez Xtension systemem SignaturiX do składania podpisu na tablecie. Harmonogram został podzielony na kilka etapów, które realizowano stopniowo w wybranych procesach biznesowych i spółkach. W pierwszym etapie wdrożono nowe cyfrowe procesy sprzedaży usług telekomunikacyjnych Plus, w drugim – usług telewizyjnych PolsatBox.

Projekt został przeprowadzony przez zespoły Pionu Telekomunikacji i Mediów Asseco Poland, Asseco Data Systems i Xtension oraz działy biznesowe i zespoły IT Grupy Polsat Plus. Łącznie przez 12 miesięcy, od stycznia 2021 do stycznia 2022, przy wdrożeniu pracowało blisko 150 specjalistów, którzy dokonali modyfikacji około 25 systemów. Aż 99% warsztatów i prac projektowych odbyło się w formule zdalnej ze względu na pandemię. Zespół projektowy po raz pierwszy spotkał się na żywo po 9 miesiącach wspólnej pracy we wrześniu 2021, z okazji startu rozwiązania paperless dla usług Plus. 

W nowym cyfrowym procesie obsługi klienta pracownik POS przy użyciu tabletu z oprogramowaniem SignaturiX skanuje kod QR z ekranu systemu sprzedażowego. Na tablecie pojawia się propozycja uzgodnionych warunków umowy oraz jej finalna wersja. Następnie umowa jest odręcznie podpisywana rysikiem przez klienta i doradcę reprezentującego operatora oraz potwierdzana w systemie kwalifikowaną pieczęcią i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu. Dzięki temu może stanowić mocny i samodzielny dowód prawny. Na koniec umowa w zaszyfrowanym pliku PDF trafia na wskazany przez klienta adres e-mail oraz do e-Archiwum.

Szybkość, bezpieczeństwo i ekologia

• Wygoda klientów oraz oszczędność ich czasu
• Bezpieczeństwo obiegu dokumentów i transakcji
• Wyeliminowanie dokumentów papierowych z POS-ów
• Redukcja kosztów operacyjnych 
• Skrócenie czasu obsługi klienta
• Automatyzacja procesów i zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu
• Ochrona środowiska: zaoszczędzonych >182 tys. ryz, 14 ha lasu, 90 mln litrów wody od września

‍

„Grupa Polsat Plus zredukowała koszty utrzymania papierowego obiegu dokumentów. Wdrożyła nowy, bezpieczny i całkowicie cyfrowy proces chroniący dokumenty i dane klientów. Wprowadziła do organizacji innowacyjne i nowoczesne rozwiązanie paperless, wpisujące się w ekologiczne działania, które Grupa konsekwentnie realizuje od lat”

Katarzyna Wróbel-Frątczak, Zastępca Dyrektora Sprzedaży i Zarządzania Bazą ds. Rozwoju Sprzedaży i Utrzymania Grupy Polsat Plus

‍

‍