Sysytem elektronicznego obiegu dokumentów, informacji i wsparcia procesów Koliber
Koliber - elektroniczny obieg dokumentów, informacji i wsparcia procesów
Wsparcie w każdym obszarze działania Twojej organizacji
Koliber to system elektronicznego obiegu dokumentów i informacji w organizacji. To kompleksowe narzędzie wspierające organizację procesów m.in. w obszarach: finanse i kontroling, elektroniczny obieg dokumentów, zasoby ludzkie i administracja.
Koliber zapewnia dostosowany do wymogów organizacji przepływ informacji oraz pełne ścieżki opiniowania i zatwierdzania dokumentów. Dzięki integracji z systemami zarządzania organizacją oraz rejestrami państwowymi rozszerza możliwości systemów dziedzinowych takich jak np. Finanse i Księgowość czy Kadry i Płace. Eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji do różnych systemów. Umożliwia pracę zdalną, dzięki logowaniu przez przeglądarkę www z każdego urządzenia z dostępem do Internetu. W powiązaniu z podpisem kwalifikowanym w chmurze pozwala w pełni wdrożyć ideę biura bez papieru (paperless).
Modułowa budowa systemu Koliber
System Koliber składa się z 3 obszarów funkcjonalnych:
Rdzeń systemu
funkcjonalność podstawowa (bazowa), czyli zestaw narzędzi obejmujący wszystkie wspólne procesy i funkcjonalności składające się na system obiegu dokumentów i informacji w organizacji.
Predefiniowane procesy i formularze
czyli moduły funkcjonalne, które zostały zbudowane z wykorzystaniem narzędzi funkcjonalności bazowej. Zapewniają pełną realizację dedykowanych procesów zgodnie z obowiązującymi w organizacji procedurami.
Warstwa integracyjna
zapewniająca wymianę danych z systemami zarządzania organizacją oraz rejestrami państwowymi.
Moduły funkcjonalne
Koliber oferuje moduły funkcjonalne w trzech głównych obszarach działania organizacji, tj.: elektronicznego obiegu dokumentów, finansów i kontrolingu, zasobów ludzkich i administracji. Wybór modułów jest opcjonalny i zależny od potrzeb danej organizacji, a zdefiniowany w ramach modułu przepływ procesu (workflow) można samodzielnie dostosować.
Elektroniczny obieg dokumentów:
- Dokumenty elektroniczne
- Dokumenty formalno-prawne
- Audyty i kontrole wewnętrzne
- Rejestry cyfrowe
- Archiwa
Finanse i kontroling:
- Faktury
- Zapotrzebowania
- Budżety
- Teczki projektowe
- Ocena dostawców
- Windykacja
Zasoby ludzkie i administracja:
- Wnioski HR
- Nieobecności
- Delegacje
- Flota samochodowa
- Zarządzanie majątkiem
- Inwentaryzacja
Kompleksowy zestaw narzędzi
Koliber pozwala definiować procesy i funkcjonalności składające się na obieg dokumentów i informacji w danej firmie. Umożliwia to kompleksowy zestaw narzędzi, który pozwala użytkownikowi bez znajomości programowania zaprojektować i wdrożyć dedykowany proces obiegu określonych typów dokumentów lub informacji (platforma low-code). W skład funkcjonalności podstawowej wchodzą narzędzia i funkcjonalności:
- Definicja i zarządzanie procesami (silnik workflow),
- Inteligentny system rozpoznawania danych OCR,
- Zestaw narzędzi do budowy formularzy procesów (Power Tools),
- Generator raportów,
- Obsługa podpisu kwalifikowanego w chmurze oraz pieczęci firmowej,
- Portal użytkownika (pracownika),
- Portal administracyjny.
Jesteś zainteresowany wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów i informacji oraz wsparcia procesów w swojej organizacji?
Napisz do nasWybierz system Koliber. Usprawnij codzienną pracę organizacji, w tym elektroniczny obieg dokumentów.
Sprawdź możliwości naszego narzędzia do zarządzania procesami, obiegiem informacji i dokumentów. Poznaj funkcjonalności systemu Koliber.
Usprawnienie pracy
- Składanie i procesowanie wszystkich wniosków elektronicznie.
- Zgłaszanie potrzeb zakupowych i nadzorowanie ich realizacji.
- Rejestracja nieobecności, urlopów i zarządzanie zastępstwami.
- Rozliczanie, sprawdzanie i akceptacja delegacji pracowników.
- Tworzenie dokumentów na podstawie wzorców, np. umowy.
- Podpisywanie e-dokumentów podpisem kwalifikowanych.
- Rejestracja nieobecności, urlopów i zarządzanie zastępstwami.
- Prowadzenie ewidencji i rozliczanie samochodów służbowych.
- Praca grupowa nad przygotowaniem dokumentów.
Kontrolowanie finansów
- Elektroniczne opisywanie, dekretacja i akceptacja faktur kosztowych.
- Planowanie i bieżąca kontrola budżetu.
- Monitorowanie płatności i zaległych należności.
- Kontrola realizacji projektów z wykorzystaniem teczek projektowych.
- Rejestracja i akceptacja rozliczeń pomiędzy działami.
- Weryfikacja kosztów zgodnie z założonym budżetem.
Monitorowanie procesów
- Przeprowadzanie audytów wewnętrznych i gromadzenie e-dokumentacji.
- Tworzenie nowych i korzystanie z zaawansowanych raportów i analiz.
- Powiadomienie przełożonych o nieterminowej realizacji zadań.
- Automatyczne powiadamianie o dacie obowiązywania dokumentów.
- Prowadzenie ewidencji, weryfikacji i akceptacji uprawnień.
- Kontrolowanie dostępu pracowników do zasobów sieciowych IT.
- Prowadzenie ewidencji, weryfikacji i akceptacji uprawnień.
Integracja z systemami
Koliber jest otwarty na integrację z zewnętrznymi systemami publicznymi, rządowymi oraz aplikacjami ERP w organizacji. Interfejsy integracyjne obejmują, m.in.:
Systemy dziedzinowe, ERP:
- Finanse i księgowość
- Kadry i Płace
- Zarządzanie aktywami
- Zarządzanie projektami
- CRM
Pozostałe systemy organizacji:
- Dostawcy tożsamości – kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć firmy
- Hurtownie danych / BI
Systemy zewnętrzne:
- Systemy państwowe, np. KRS, CEIDG, REGON, Podatnik, VIES, ePUAP, Poczta Polska
- Firmy kurierskie
- Office 365
Cyfryzacja obszarów biznesowych i organizacyjnych, dzięki systemowi Koliber
Wybierz jakość, niezawodność i bezpieczeństwo gwarantowane przez Asseco – Lidera Cyfryzacji w Polsce. Działaj automatycznie, elastycznie i szybko reaguj na zmiany procesów w Twojej firmie. Sprawdź, co zyskasz, wybierając nasz system elektronicznego obiegu dokumentów Koliber.
Elastyczność
Wybierasz tylko te moduły, których aktualnie potrzebujesz.
Oszczędność
Masz pełną kontrolę nad procesami, co redukuje koszty.
Paperless
Ograniczasz zużycie papieru i dbasz o środowisko.
Bezpieczeństwo
Nadajesz dostępy tylko dla uprawnionych użytkowników lub grup.
Efektywność
Usprawniasz komunikację i obsługę spraw oraz procesów.
Wydajność
Przyspieszasz przepływ informacji i dokumentów między oddziałami.
Czas
Podpisujesz dokumenty elektronicznie i zyskujesz czas na inne obowiązki.
e-Archiwum
Rezygnujesz z przechowywania segregatorów, prowadząc e-archiwum.
Jesteś zainteresowany wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów do Twojej firmy? Napisz do nas!
Nasz zespół jest do Twojej dyspozycji
