Cyfryzacja procesu rekrutacji na terenie Miasta Ząbki
Wdrożenie Kompleksowego Systemu Rekrutacji Asseco.
Miasto zapewniające cyfrowe usługi dla swoich mieszkańców
Ząbki to miasto i gmina w województwie mazowieckim, w powiecie wołomińskim położone w aglomeracji warszawskiej ok. 10 km od centrum Warszawy. Bliskość Warszawy powoduje, że Ząbki rozwijają się bardzo dynamicznie, nie tylko pod kątem infrastruktury, ale również w sferze usług dla mieszkańców. Władze Miasta Ząbki stawiają na nowoczesne technologie, które mają usprawnić funkcjonowanie gminy oraz ułatwić życie mieszkańców.
Na terenie Miasta Ząbki funkcjonuje 17 przedszkoli oraz oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych.
Nowoczesne technologie i cyfrowe usługi dla miasta
Tradycyjnie poprowadzona rekrutacja dzieci do przedszkola, w dynamicznie rozwijającym się mieście, a także dużym napływie nowych mieszkańców, nie spełniała wszystkich potrzeb zarówno rodziców jak i pracowników placówek edukacyjnych. Częste wizyty w placówkach, podejrzenia o blokowanie miejsc przez przedszkola lub innych rodziców, a także niejasność procesu rekrutacji, powodowały bardzo często niepotrzebny stres dla rodzica, którego dziecko dopiero rozpoczyna swoją ścieżkę edukacyjną. Klientowi zależało, aby zapewnić rodzicom i placówkom oświatowym odpowiednie narzędzie do sprawnej i skutecznej rekrutacji kandydatów do wszystkich przedszkoli i oddziałów przedszkolnych działających na terenie Miasta Ząbki. Wybrano Elektroniczny System Rekrutacji do placówek edukacyjnych od Asseco.
Zdalny dostęp do elektronicznej rekrutacji dla wszystkich rodziców
Skuteczna elektroniczna rekrutacja do przedszkoli oraz oddziałów przedszkolnych
W 2018 roku Miasto Ząbki nawiązało współpracę z firmą Asseco Data Systems, liderem rynku rozwiązań informatycznych dla administracji samorządowej. Celem współpracy było wdrożenie Kompleksowego Systemu Rekrutacji Asseco do przedszkoli oraz oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych. Dzięki wdrożeniu elektronicznego systemu rekrutacji proces naboru dzieci do przedszkoli oraz oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych został uproszczony i ujednolicony. Usprawniona została praca organu prowadzącego oraz placówek oświatowych. Dołączanie do rekrutacji placówek publicznych prowadzonych przez inne organy pozwoliło na efektywne rozplanowanie i zapewnienie jak największej liczby miejsc dla dzieci w wieku przedszkolnym.
Wdrożenie systemu to również pozytywny odbiór społeczny. Łatwość logowania dla rodzica i możliwość wypełniania wniosku w systemie to zwiększenie dostępności usługi oraz, co bardzo istotne, przejrzystość w działaniu przedszkoli, organów prowadzących przedszkola i Miasta Ząbki.
Rozpoczęta w 2018 roku współpraca trwa do dziś, system obsługuje 17 placówek edukacyjnych z 52 użytkownikami. Liczba zarejestrowanych kandydatów wynosi 2233.
Wygoda, bezpieczeństwo i ekologia
- Uproszczenie i ujednolicenie procesu rekrutacji dla wszystkich placówek.
- Usprawnienie pracy organu prowadzącego oraz placówek oświatowych.
- Pełna konfiguracja systemu zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
- Gotowe wzorce dokumentacji rekrutacyjnej (wniosek, oświadczenia).
- Ograniczenie zużycia papieru i związane z tym oszczędności.
- Wysokiej jakości system na bieżąco aktualizowany.
- Bezpieczeństwo gromadzonych i przesłanych informacji.
- Indywidualny opiekun dla organu prowadzącego.
- Pomoc merytoryczna i techniczna konsultantów dla placówek.
- Analiza potrzeb klienta w zakresie procesu rekrutacji.
- Konfiguracja programu według indywidualnych potrzeb Miasta Ząbki.
- Przeprowadzenie testów rozwiązania przed wdrożeniem.
- Wdrożenie Kompleksowego Systemu Rekrutacji.
- Przeszkolenie użytkowników z funkcji i obsługi narzędzia.
- Stałe wsparcie techniczne i utrzymanie systemu.
- 4 lata współpracy Miasta Ząbki z Asseco
- 17 placówek obsługiwanych przez system Asseco
- 52 użytkowników Kompleksowego Systemu Rekrutacji
- 2 233 zarejestrowanych kandydatów
„W obecnych czasach rekrutacja elektroniczna to konieczność, rodzice mogą bardzo łatwo wypełnić wniosek w każdym miejscu. Dla nas jako Organu Prowadzącego wprowadzenie elektronicznej rekrutacji zdecydowanie ułatwiło pracę związaną z tym zadaniem oraz zniwelowało podejrzenia i obawy rodziców o nie do końca uczciwe prowadzenie procesu rekrutacji przez placówki. Od kiedy zmieniliśmy sposób prowadzenia rekrutacji na elektroniczny również odbiór społeczny całego procesu zmienił się zdecydowanie na plus”
Agnieszka Przywózka, Główny Specjalista Referatu Oświaty w Urzędzie Miasta Ząbki.
„Jako społeczeństwo informacyjne, oczekujemy stałego dostępu do każdej potrzebnej nam informacji. Wdrożenie Kompleksowego Systemu Elektronicznych rekrutacji Asseco, zapewniło rodzicom bieżącą informację dotycząca rekrutacji dziecka do przedszkola, natomiast placówki zyskały narzędzie usprawniające pracę komisji rekrutacyjnej. Dzięki wdrożeniu, cały proces rekrutacji stał się przejrzysty i transparentny, a co najważniejsze pozwoliło na podniesienie jakości usług świadczonych przez Miasto dla mieszkańców”
Magdalena Szewczyk, Kierownik Zespołu Rozwiązań Zarządzania Oświatą, Asseco Data Systems.