Skuteczne e‑Doręczenia w Urzędzie Miejskim w Elblągu

‍

Urząd Miejski w Elblągu to jednostka administracyjna odpowiedzialna za obsługę mieszkańców miasta Elbląg. Miasto zamieszkuje około 113 tysięcy mieszkańców i pełni funkcję ważnego ośrodka administracyjnego, kulturalnego oraz gospodarczego regionu. Jednym z jego corocznych obowiązków jest dostarczanie decyzji podatkowych dotyczących podatku od nieruchomości dla mieszkańców i przedsiębiorców. Proces ten wymaga zaangażowania znacznych zasobów ludzkich, finansowych i organizacyjnych.

‍

Cyfryzacja procesu doręczeń i automatyzacja obsługi podatkowej

Urząd Miejski w Elblągu co roku realizuje obowiązkową akcję wymiaru podatku od nieruchomości, dostarczając ponad 60 tysięcy kopert z decyzjami podatkowymi do końca lutego. Proces ten trwa kilka tygodni, angażując znaczną liczbę pracowników i generując wysokie koszty operacyjne.

W 2024 roku akcja trwała 33 dni, angażując 31 pracowników, którzy pracowali także w nadgodzinach i weekendy. Łącznie przepracowano 834 nadgodziny, co zwiększyło koszty osobowe do 222 335 zł. Przygotowano ponad 200 tysięcy kartek papieru i 60 tysięcy kopert, co kosztowało 68 823 zł, a nadruk decyzji podatkowych pochłonął 50 184 zł.

Dodatkowym wyzwaniem było samo dostarczenie przesyłek do podatników. Koperty przeznaczone dla mieszkańców Elbląga roznosili kurierzy, którymi byli pracownicy Urzędu Miejskiego zatrudnieni na podstawie osobnych umów zlecenia. W 2024 roku zatrudniono 33 kurierów, a ich łączny koszt wyniósł 382 695 zł. Przesyłki poza Elbląg były natomiast wysyłane za pośrednictwem Poczty Polskiej.

Analiza wykazała kilka kluczowych problemów: zbyt duże zaangażowanie pracowników, wysokie koszty druku i wysyłki, długi czas realizacji oraz konieczność corocznej organizacji i nadzoru nad kurierami.

Urząd Miejski w Elblągu stanął przed wyzwaniem znalezienia nowego rozwiązania, które pozwoliłoby na skrócenie czasu realizacji procesu, zmniejszenie zaangażowania pracowników oraz obniżenie kosztów. Istotne było również usprawnienie całej procedury tak, aby zmniejszyć jej wpływ na codzienną działalność urzędu i poprawić komfort pracy zespołu.

e-Doręczenia w urzędzie - klucz do efektywnej administracji

Urząd Miejski w Elblągu poszukiwał rozwiązania, które pozwoliłoby na skrócenie czasu realizacji procesu wymiaru podatku, zmniejszenie zaangażowania pracowników oraz znaczącą redukcję kosztów operacyjnych. Analizie poddano dwa warianty – całkowite przekazanie procesu doręczenia decyzji podatkowych Poczcie Polskiej oraz wdrożenie nowej usługi e-Doręczeń, oferowanej przez Pocztę Polską i zintegrowanej z systemem księgowym dostarczonym przez Asseco Data Systems S.A.

Pierwszy wariant zakładał, że cały proces dostarczania przesyłek zostanie przekazany Poczcie Polskiej. W takim przypadku zmniejszyłaby się liczba zaangażowanych urzędników oraz czas obsługi procesu w Urzędzie, jednak koszty pozostałyby bardzo wysokie. Choć wyeliminowany zostałby problem organizacji pracy kurierów, konieczne byłoby nadal drukowanie, pakowanie i przygotowywanie przesyłek, a koszt dostawy znacząco by wzrósł. Szacowany koszt realizacji tego wariantu wyniósłby 964 354 zł, co oznaczało wzrost kosztów o blisko 290 000 zł w porównaniu do 2024 roku. Ze względu na wysoki koszt realizacji ten wariant został odrzucony.

Drugi wariant zakładał wykorzystanie e-Doręczeń, czyli systemu umożliwiającego dostarczanie dokumentów podatkowych drogą elektroniczną do osób posiadających dedykowaną skrzynkę odbiorczą. Osoby, które nie mają jeszcze takiej skrzynki, otrzymują tradycyjną, papierową wersję decyzji podatkowej, którą przygotowuje i dostarcza Poczta Polska. Kluczowym elementem tego wdrożenia był system księgowy Asseco, który pozwolił na pełną automatyzację procesu. Dzięki jego integracji z e-Doręczeniami wszystkie dokumenty były automatycznie przetwarzane i przesyłane, eliminując konieczność ręcznego przygotowywania przesyłek oraz obsługi zwrotek.

Dodatkowo Urząd przeprowadził kampanię informacyjną, zachęcając mieszkańców do zakładania skrzynek elektronicznych, co w przyszłości ma jeszcze bardziej obniżyć koszty procesu.

Dzięki wdrożeniu e-Doręczeń oraz integracji z systemem księgowym Asseco, Urząd Miejski w Elblągu zredukował liczbę zaangażowanych pracowników z 31 do 5 osób oraz skrócił czas realizacji procesu z 33 dni do zaledwie 5 dni. Urząd całkowicie wyeliminował koszty materiałowe i znacząco obniżył koszty wynagrodzeń, ponieważ nie było potrzeby angażowania urzędników po godzinach oraz organizowania pracy kurierów. W 2025 roku liczba przesyłek wzrosła do 61 911, z czego 1 965 dostarczono elektronicznie, a 59 946 w wersji papierowej. Łączny koszt realizacji akcji wymiarowej wyniósł 628 766 zł, co oznaczało oszczędność 335 588 zł.

Wdrożenie e-Doręczeń dla urzędu rozwiązało wszystkie kluczowe problemy związane z akcją podatkową – znacząco obniżono koszty, skrócono czas realizacji i zredukowano obciążenie pracowników. W znacznej mierze przyczynił się do tego system księgowy Asseco, który nie tylko zautomatyzował cały proces, ale również pozwolił na inteligentne zarządzanie kanałami doręczeń, wybierając najbardziej optymalną formę dla każdego odbiorcy. W dłuższej perspektywie dalsze oszczędności będą zależne od liczby mieszkańców korzystających z elektronicznej skrzynki doręczeń, ponieważ koszt przesyłki cyfrowej jest znacznie niższy od tradycyjnej.

Dzięki technologii dostarczonej przez Asseco Data Systems S.A., Elbląg dołączył do grona nowoczesnych miast skutecznie wykorzystujących cyfryzację w administracji publicznej, minimalizując koszty i podnosząc jakość usług dla mieszkańców.

Redukcja kosztów i czasu – jak e-Doręczenia dla urzędu usprawniły proces podatkowy

• Większe oszczędności już w pierwszym roku wdrożenia wyniosły ponad 300 tys. zł.
• Skrócenie procesu przygotowania i wysyłki korespondencji podatkowej z 33 do 5 dni.
• Zmniejszenie zaangażowania pracowników z 31 w 2024 r. do 5 osób w 2025 r.
• Eliminacja konieczności pracy po godzinach i w weekendy oraz dodatkowych wynagrodzeń.
• Rezygnacja z procedury rekrutacji, podpisywania umów i rozliczania kurierów.
• Większa wygoda dla mieszkańców, którzy mogą odebrać decyzję podatkową online.
• Redukcja zużycia papieru, co przyczynia się do ochrony środowiska.
• Pierwszy krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów urzędowych.