Wdrożenie e‑Doręczeń w Urzędzie Miasta i Gminy Piaseczno
Cyfryzacja procesu doręczania decyzji podatkowych w Piasecznie.
Piaseczno to położona na południe od Warszawy, dynamicznie rozwijająca się gmina znana z nowoczesnej infrastruktury oraz bogatej oferty edukacyjnej i kulturalnej. Dzięki doskonałej lokalizacji i komunikacji, przyciąga zarówno nowych mieszkańców, jak i inwestorów. Urząd Miasta i Gminy Piaseczno konsekwentnie wdraża innowacyjne rozwiązania w obszarze cyfryzacji usług publicznych. Priorytetem urzędu jest zapewnienie mieszkańcom łatwiejszego i szybszego dostępu do informacji oraz redukcja kosztów operacyjnych przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności działań administracyjnych.
Cyfryzacja procesu doręczania decyzji podatkowych w Piasecznie
Z uwagi na rosnące wymagania prawne oraz oczekiwania mieszkańców, Piaseczno stanęło przed koniecznością cyfryzacji procesu wysyłki i zarządzania masową korespondencją podatkową. Każdego roku urząd generuje aż 70 tysięcy decyzji podatkowych, co do tej pory wiązało się z ogromnym nakładem pracy urzędników, wysokimi kosztami operacyjnymi oraz długim czasem oczekiwania na doręczenie dokumentów do mieszkańców. Tradycyjna metoda wysyłki papierowej wymagała nie tylko dużych zasobów ludzkich do przygotowania i nadania przesyłek, ale także znaczącej logistyki związanej z obsługą zwrotów i archiwizacją dokumentów.
Miasto dostrzegło również wyzwania związane z nadchodzącymi zmianami legislacyjnymi dotyczącymi e-Doręczeń, które miały wprowadzić obowiązek cyfrowego doręczania korespondencji urzędowej. Nowe przepisy oznaczały konieczność wdrożenia nowoczesnych narzędzi, które nie tylko spełnią wymogi prawne, ale także usprawnią codzienną pracę urzędu i poprawią dostępność usług dla mieszkańców.
Decyzja o wdrożeniu systemu e-Doręczeń w Piasecznie była odpowiedzią na te wyzwania. Kluczowe znaczenie miała automatyzacja procesu doręczania decyzji podatkowych oraz integracja z istniejącym systemem podatkowym. Była to operacja na dużą skalę, wymagająca nie tylko nowoczesnej technologii, ale również zmiany dotychczasowych praktyk administracyjnych. Cyfryzacja tego procesu oznaczała eliminację wielu manualnych operacji, zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich oraz skrócenie czasu dostarczania decyzji podatkowych do mieszkańców.
Projekt ten był wyzwaniem nie tylko logistycznym, ale i technologicznym. Wymagał opracowania rozwiązania, które pozwoli na masową wysyłkę dokumentów, ich rejestrowanie oraz automatyczne potwierdzanie odbioru przez mieszkańców. Istotnym aspektem było również zapewnienie zgodności z różnymi metodami doręczania – zarówno tymi w pełni elektronicznymi, jak i hybrydowymi, umożliwiającymi wysyłkę dokumentów w formie papierowej dla osób, które nie korzystają z e-administracji.
Automatyzacja e-Doręczeń w Piasecznie dzięki systemowi MKO365
Projekt wdrożenia systemu e-Doręczeń w Urzędzie Miasta i Gminy Piaseczno miał na celu usprawnienie procesów związanych z masową wysyłką decyzji podatkowych oraz eliminację papierowego obiegu dokumentów. Podjęto decyzję o wdrożeniu systemu MKO365 z rodziny Otago od Asseco, który zapewnia integrację z kanałami komunikacji PURDE, ePUAP i PUH.
System MKO365 pozwolił na automatyczny wybór najoptymalniejszego kanału doręczeń. Priorytetowo wykorzystywano PURDE dla aktywnych skrzynek e-Doręczeń, ePUAP dla podatników posiadających konto na tej platformie oraz PUH dla pozostałych. Każda wysyłana decyzja podatkowa była automatycznie przetwarzana, a urzędnicy nie musieli ręcznie angażować się w jej doręczenie ani obsługę zwrotek. Wdrożenie mikrousługowej architektury umożliwiło elastyczne skalowanie systemu i dostosowanie go do przyszłych wymagań.
Na etapie testów przeprowadzono weryfikację szybkości generowania decyzji, obsługi zwrotek oraz bezpieczeństwa danych. Po zakończeniu testów wdrożono system produkcyjnie, przeprowadzając szkolenia dla pracowników urzędu, co usprawniło procesy administracyjne.
Wdrożenie e-Doręczeń przyniosło oszczędności poprzez redukcję kosztów druku i wysyłki oraz skrócenie czasu dostarczania dokumentów. Zautomatyzowanie procesów usprawniło działalność urzędu, a mieszkańcy zyskali szybki i wygodny dostęp do dokumentów. Pełna zgodność systemu MKO365 z nadchodzącymi wymogami prawnymi pozwoliła Miastu Piaseczno wdrożyć rozwiązanie przed terminem ustawowym.
Sukces projektu skłonił władze miasta do dalszej ekspansji systemu MKO365, obejmując kolejne typy korespondencji urzędowej. Planowana jest również integracja z aplikacją mObywatel, co umożliwi jeszcze wygodniejsze zarządzanie dokumentami. Piaseczno stało się liderem cyfryzacji samorządowej, wyznaczając standardy dla innych jednostek administracyjnych w Polsce.
Nowoczesne e-Doręczenia w urzędzie – szybciej, taniej, bezpieczniej
- Automatyzacja procesów związanych z generowaniem, podpisywaniem i wysyłką decyzji podatkowych.
- Redukcja kosztów związanych z drukiem, kopertowaniem i tradycyjną wysyłką.
- Skrócenie czasu dostarczenia decyzji i natychmiastowe dostarczenie dokumentów do adresatów.
- Szybsze i skuteczniejsze przekazywanie mieszkańcom dokumentów urzędowych w formie elektronicznej.
- Większe bezpieczeństwo danych i zminimalizowanie ryzyka zagubienia dokumentów.
- Dostosowanie Urzędu do przyszłych regulacji prawnych w sposób płynny i bez presji czasu.
- Decyzja Urzędu o cyfryzacji komunikacji.
- Wybór dostawcy rozwiązania.
- Integracja z systemem podatkowym.
- Testy i optymalizacja procesów.
- Pełne wdrożenie e-Doręczeń.
- 70 tysięcy liczba decyzji podatkowych przetworzonych rocznie przez system e-Doręczeń.
- 100% redukcja ręcznego przygotowania i wysyłki papierowej korespondencji.
- Ponad 1 rok wyprzedzenie ustawowego terminu wdrożenia e-Doręczeń.
- 3 kluczowe kanały PURDE, ePUAP, PUH: wykorzystywane do obsługi cyfrowych doręczeń.
- Tysiące złotych oszczędności wynikające z ograniczenia kosztów tradycyjnej wysyłki pocztowej.
„Naszym podstawowym zadaniem jest poprawa jakości obsługi mieszkańców. Chcemy robić to poprzez zwiększenie efektywności pracy urzędników, ale z wykorzystaniem najnowocześniejszych na rynku technologii. Ten projekt jest dowodem na to, że skupienie się na potrzebach mieszkańców, przewidywanie przyszłych trendów, odwaga w podejmowaniu decyzji oraz wykorzystanie zaawansowanych technologicznie rozwiązań poprawia zarządzanie gminą. Wraz z Asseco planujemy kolejne działania związane z cyfryzacją, e-usługami oraz automatyzacją procesów zarządzania Gminą Piaseczno”.
Daniel Putkiewicz, Burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno
„Miasto po przeanalizowaniu dostępnych na rynku rozważań zdecydowało się na wdrożenie modułu MKO do e-Doręczeń. Głównymi celami wdrożenia miały być automatyzacja i masowa obsługa korespondencji podatkowej, poprawa jakości i dostępności usług dla mieszkańców oraz przygotowanie do zmieniających się wkrótce wymogów prawa. Na wysyłce jednej sztuki korespondencji zaoszczędzaliśmy prawie 3 złotych. Spowodowało to, że inwestycja w system zwróciła się w ciągu jednej akcji wymiarowej. Projekt był silnie skoncentrowany na potrzebach i oczekiwaniach pracowników, co przełożyło się na odpowiednie przygotowanie funkcjonalności systemu MKO365. Kluczowym elementem sukcesu była ścisła współpraca między działami Urzędu, w tym Komórki Informatyki oraz Wydziału Finansowego z naszym zewnętrznym partnerem technologicznym firmą Asseco”.
Krzysztof Bernat, Naczelnik Wydziału Finansowego, Urząd Miasta i Gminy Piaseczno
„Do zarządzania zmianą niezbędna była otwarta i regularna komunikacja, niezbędną wewnątrz zespołu projektowego, ale, co ważniejsze z mieszkańcami miasta. Szkolenia, asysty i spotkania informacyjne prowadzone przez Asseco pomogły w przygotowaniu wszystkich na nowe rozwiązania”.
Jakub Buczyło, Dyrektor Działu Obsługi Klienta, Asseco Data Systems
„Celem wdrożenia systemu e-Doręczeń od Asseco była między innymi integracja obecnie eksploatowanego systemu podatkowego z kluczowymi usługami elektronicznymi: Bazą Adresów Elektronicznych, Publiczną Usługą Rejestrowanego Doręczenia elektronicznego, Powszechną usługą Hybrydową oraz ePUAP. Projekt wdrożenia systemu MKO365 w Piasecznie wykazał, że zaangażowanie zespołu, iteracyjne podejście i skupienie na użytkowniku końcowym są tak samo ważne, jak wybór odpowiednich technologii. Lekcje i najlepsze praktyki wyniesione z tego projektu mogą służyć jako cenne wskazówki dla innych samorządów, które planują podobne przedsięwzięcie”.
Katarzyna Kobierowska, Kierownik Produktu, Asseco Data Systems