Jednorazowy podpis kwalifikowany w HR w ING Banku Śląskim S.A.

ING Bank Śląski S.A. wdrożył rozwiązania paperless w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Obecnie cała dokumentacja dotycząca spraw pracowniczych jest przechowywana i przetwarzana w formie cyfrowej. Dzięki jednorazowemu e-podpisowi ING zdołał zdigitalizować już niemal wszystkie procesy kadrowe. Jednocześnie zredukował liczbę korespondencji papierowej o 75%.

Celem projektu "HR bez papieru" było wprowadzenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów oraz skrócenie czasu obsługi kandydatów i obecnych pracowników. Jest to możliwe, ponieważ pracownicy banku mogą korzystać z podpisu kwalifikowanego w usłudze SimplySign, do którego szybki dostęp otrzymują po przejściu wewnętrznej identyfikacji online.

Implementacja jednorazowego podpisu kwalifikowanego w e-ID Hub

Tym, co wyróżnia projekt, jest wykorzystanie wewnętrznej bazy pracowniczej banku w procesie zdalnej identyfikacji (eID). Identyfikacja jest niezbędna do uzyskania i złożenia jednorazowego podpisu elektronicznego na dokumentach elektronicznych. Potwierdzanie tożsamości pracownika odbywa się z wykorzystaniem autorskiego rozwiązania Asseco Data Systems – e-ID Hub. System ten agreguje różne mechanizmy zdalnej identyfikacji osób fizycznych. Jest oczywiście zintegrowany z innym komponentem Asseco – SignHub, umożliwiającym wyświetlenie i podpisanie dokumentów HR.

Integracja z wewnętrznymi systemami banku

„Wszystkie rozwiązania Asseco Data Systems zostały zintegrowane z systemami banku. Dzięki temu cały proces uzyskania i składania jednorazowego podpisu elektronicznego przebiega bardzo sprawnie. Wykorzystanie wewnętrznej bazy HR pozwala znacznie przyspieszyć identyfikację pracowników, którzy mogą w bezpieczny sposób zrealizować procesy na linii bank – pracownik” – mówi Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems.

„Wdrożenie w ING Banku Śląskim to przykład innowacyjnego wykorzystania jednorazowego podpisu, który dla procesów HR jest rozwiązaniem bardziej optymalnym niż jego długoterminowy odpowiednik, ale równie niezawodnym i bezpiecznym. Dostrzegamy ogromny potencjał wykorzystania go, nie tylko w obszarze HR, ale również w biznesie” – dodaje Artur Miękina.

Jednorazowy podpis a cyfryzacja HR

Przed wprowadzeniem rozwiązań Asseco Data Systems przykładowy proces zmiany warunków zatrudnienia w ING obejmował aż 11 kroków. Ścieżka obiegu papierowych dokumentów była na tyle długa, że w niektórych przypadkach, od momentu zawnioskowania o zmianę, do jej wprowadzenia w aktach, mijało nawet 20 dni.

Dziś, po zrealizowaniu projektu, proces jest zdecydowanie krótszy:

• manager składa wniosek,
• pracownik HR przygotowuje i podpisuje
  e-dokument długoterminowym podpisem kwalifikowanym,
• przekazuje go do managera lub pracownika,
• odbiorca, po przeczytaniu, składa jednorazowy podpis elektroniczny.
• Na koniec dokument trafia do cyfrowej teczki pracownika.

Cały proces trwa jedynie kilka godzin, zamiast 20 dni.

Dziesięciokrotne przyspieszenie procesów HR z podpisem SimplySign

Dział HR ING przetwarza 630 tys. dokumentów, zebranych w ponad 9 tys. teczek. Praca z tak ogromną liczbą materiałów była czasochłonna i kłopotliwa dla specjalistów z działu HR. Wcześniej pojawiały się problemy z dostępem do akt osobowych, m.in. ze względu na rozproszoną strukturę organizacyjną banku.

Dzięki wdrożeniu rozwiązań Asseco Data Systems udało się 10-krotnie skrócić czas potrzebny na realizację procesów kadrowych. Cyfrowe akta są obecnie udostępnione uprawnionym pracownikom w elektronicznym archiwum. Udało się również wyeliminować niekompletne dokumenty.

Więcej przykładów wdrożenia narzędzi do biznesu bez papieru znajdziesz na paperless.asseco.com