UM w Elblągu i Asseco pokazują, jak skutecznie wdrażać e‑Doręczenia

Urząd Miejski w Elblągu, co roku realizuje obowiązkową akcję wysyłki informacji o wysokości podatku od nieruchomości dostarczając ponad 60 tysięcy kopert z dokumentami. W poprzednich latach proces ten trwał kilka tygodni, angażując znaczną liczbę pracowników i generując wysokie koszty operacyjne. W bieżącym roku, dzięki wdrożeniu e-Doręczeń oraz integracji z systemem księgowym Asseco Data Systems, miasto oszczędziło ponad 300 tys. zł na wysyłce decyzji podatkowych.

Wysyłka informacji o wysokości podatku od nieruchomości to dla samorządów nie lada wyzwanie organizacyjne. W 2024 roku akcja trwała 33 dni, angażując 31 pracowników. Aby zrealizować zadanie na czas, niezbędna była praca po godzinach i w weekendy. Łącznie urzędnicy przepracowali 834 nadgodziny. Licznych trudności nastręczało również samo dostarczenie przesyłek do podatników. Koperty przeznaczone dla mieszkańców Elbląga roznosili pracownicy Urzędu Miejskiego. W 2024 r. były to 33 osoby, a łączny koszt ich pracy wyniósł 382 695 zł.

Chcąc skrócić czas realizacji procesu, zmniejszyć zaangażowanie pracowników oraz obniżyć koszty Urząd Miejski w Elblągu zdecydował o potrzebie wdrożenia rozwiązania, które umożliwiałoby usprawnienie całej procedury. Najważniejszym celem było zwiększenie wygody mieszkańców i poprawa komfortu pracy zespołu.

Integracja z e-Doręczeniami dzięki współpracy z Asseco

W tym roku akcja wymiaru podatku od nieruchomości została przeprowadzona z wykorzystaniem e‑Doręczeń. Elektroniczny odpowiednik listu poleconego umożliwił dostarczanie dokumentów podatkowych w postaci cyfrowej do osób posiadających dedykowaną skrzynkę odbiorczą. Mieszkańcy, którzy nie posiadali jeszcze takiej skrzynki, otrzymali tradycyjną, papierową wersję decyzji podatkowej, którą przygotowała i dostarczyła Poczta Polska.

Kluczowym elementem tego projektu był system księgowy Asseco, który pozwolił na pełną automatyzację procesu. Dzięki jego integracji z e-Doręczeniami, wszystkie dokumenty były automatycznie przetwarzane i przesyłane, eliminując konieczność ręcznego przygotowywania przesyłek oraz obsługi zwrotek. Na wymierne korzyści wdrożenia nie trzeba było długo czekać. W bieżącym roku Urząd Miasta w Elblągu zredukował liczbę zaangażowanych pracowników z 31 do 5 osób oraz skrócił czas realizacji procesu z 33 do zaledwie 5 dni. Całkowicie wyeliminowano koszty materiałowe oraz znacząco obniżono koszty związane z dystrybucją korespondencji. Jak wynika z wyliczeń UM, przeprowadzenie akcji wymiarowej z wykorzystaniem e-Doręczeń pozwoliło zaoszczędzić łącznie ponad 300 tys. zł.

Edukacja i ochrona środowiska

Poza zmniejszeniem kosztów i lepszą organizacją pracy urzędu, wykorzystanie e-Doręczeń do wysyłki decyzji podatkowych niesie ze sobą również liczne korzyści dla środowiska naturalnego co ma związek z mniejszym zużyciem papieru. W przeszłości przygotowano ponad 200 tysięcy kartek i 60 tysięcy kopert, co kosztowało 68 823 zł. Nadruk decyzji podatkowych wiązał się z kosztem 50 184 zł.

Jak podkreślają zarówno przedstawiciele Urzędu Miasta, jak i eksperci Asseco, szeroką skalę korzyści wynikających z wykorzystania e-Doręczeń do wysyłki korespondencji masowej poznamy, gdy większa liczba firm i mieszkańców założy dedykowane skrzynki. Dlatego niezbędne jest prowadzenie akcji edukacyjnych prezentujących, dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń.

„Sukces wykorzystania e-Doręczeń w Elblągu to doskonały przykład na to, jakie korzyści może przynieść cyfryzacja obiegu dokumentów. Bieżący kontakt za pomocą dedykowanych skrzynek odbiorczych to duże ułatwienie nie tylko dla urzędu, ale również mieszkańców i biznesu. Spodziewamy się, że w przypadku firm, które często korespondują z samorządem, skala oszczędności będzie naprawdę znacząca” – tłumaczy Jakub Buczyło, Dyrektor w pionie Administracji terenowej w Asseco Data Systems.

‍