Urząd Miasta i Gminy we współpracy z Asseco wdrożył system e-Doręczeń

Przełomowa cyfryzacja 70 tysięcy decyzji podatkowych w Piasecznie

‍

Urząd Miasta i Gminy Piaseczno jako pierwszy w Polsce uruchomił system e-Doręczeń. Wykorzystał go w komunikacji z mieszkańcami, tym samym spełniając wymóg wdrożenia e-Doręczeń jeszcze przed terminem ustawowym. We współpracy z Asseco, które jest dostawcą systemu podatkowego wykorzystywanego w Urzędzie, wprowadzono rozwiązanie do obsługi korespondencji cyfrowej – MKO365. System jest zintegrowany z kluczowymi usługami elektronicznymi, umożliwia zautomatyzowaną obsługę decyzji podatkowych i zaoferowanie mieszkańcom bezpiecznych i łatwo dostępnych usług online.

e-Doręczenia – Innowacyjna usługa dla urzędów

W obliczu rosnących oczekiwań obywateli i wyzwań związanych z efektywnością administracji publicznej, Piaseczno zdecydowało się podjąć rewolucyjny krok w kierunku pełnej cyfryzacji korespondencji urzędowej.

Centralnym elementem tej transformacji było wdrożenie systemu MKO365 do obsługi e-Doręczeń, mające na celu automatyzację i masową obsługę korespondencji podatkowej. Cała operacja dotyczyła imponującej liczby 70 tysięcy decyzji rocznie skierowanych do osób fizycznych. W efekcie zastąpiono pełen manualnych czynności proces „analogowy” procesem automatycznym, eliminując wiele zbędnych czynności i działań – powiedział Jakub Buczyło, Dyrektor Działu Obsługi Klienta, Asseco Data Systems.

Samorządowy lider innowacji

Urząd Miasta i Gminy Piaseczno jako pierwszy w Polsce obsługuje e-Doręczenia

Wprowadzenie e-Doręczeń umożliwiło nie tylko przyspieszenie procesu dostarczania decyzji podatkowych, ale również znaczącą redukcję kosztów związanych z tradycyjną wysyłką papierową. Ponadto projekt był realizowany na ponad rok przed wprowadzeniem nowych przepisów prawnych, co pozwoliło miastu wyprzedzić oczekiwane wymogi i zająć pozycję lidera w dziedzinie innowacji samorządowych w Polsce.

Realne korzyści finansowe dla urzędów z używania e-Doręczeń

Na wysyłce jednej sztuki korespondencji zaoszczędziliśmy prawie 3 zł. Spowodowało to, że inwestycja w system zwróciła się w ciągu jednej akcji wymiarowej – wyliczył Krzysztof Bernat, Naczelnik Wydziału Finansowego, Urząd Miasta i Gminy Piaseczno.

Oszczędności przekroczyły 300 tys. zł, co stanowiło ponad 42% redukcję kosztów operacyjnych akcji wymiarowej oraz ponad 90% oszczędności czasu, skracając czas jej realizacji z 5 tygodni do kilku dni. Taka automatyzacja umożliwiła uwolnienie potencjału pracowników do bardziej złożonych zadań.

Technologiczne partnerstwo

Asseco dla administracji publicznej

Wdrożenie nowego systemu było możliwe dzięki ścisłej współpracy zespołów Urzędu z zespołem Asseco, które dostarczyło nie tylko niezbędne oprogramowanie, ale i wsparcie merytoryczne oraz techniczne. To partnerstwo to modelowy przykład cyfrowej transformacji w sektorze publicznym.

W procesie cyfryzacji Miasta Piaseczno centralną rolę odegrało wdrożenie systemu MKO365 z rodziny produktów Otago oferowanych przez Asseco oraz decyzja o wykorzystaniu wszystkich dostępnych w domenie publicznej elektronicznych kanałów komunikacji. Dzięki temu rozwiązaniu, miasto zintegrowało system podatkowy z usługami elektronicznymi, takimi jak BAE (Baza Adresów Elektronicznych), PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego), PUH (Powszechna Usługa Hybrydowa) oraz ePUAP, co pozwoliło na zautomatyzowaną i bezpieczną obsługę masowej korespondencji podatkowej. Takie kompleksowe podejście umożliwiło wysyłkę decyzji podatkowych w sposób elektroniczny, dostosowując formę przesyłki do indywidualnych preferencji każdego adresata.

Cyfrowa motywacja

e-Doręczenia w urzędzie to wzrost efektywności zarządzania miastem

Osiągnięte wyniki pokazują, że projekt cyfryzacji w Piasecznie nie tylko zrealizował założone cele, ale również przyczynił się do poprawy ogólnej efektywności i jakości zarządzania miastem. Inicjatywa ta stanowi już motywację dla innych miast do realizacji podobnych działań w zakresie cyfrowej transformacji.

Ten projekt jest dowodem na to, że skupienie się na potrzebach mieszkańców, przewidywanie przyszłych trendów, odwaga w podejmowaniu decyzji oraz wykorzystywanie zaawansowanych technologicznie rozwiązań poprawia zarządzanie gminą – podsumował Daniel Putkiewicz, Burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno. Wraz z Asseco planujemy kolejne działania związane z cyfryzacją, e-usługami oraz automatyzacją procesów zarządzania Gminą Piaseczno – dodał.

e-Doręczenia od Asseco dla urzędów miast i gmin Polski

Postaw na sprawne zarządzanie korespondencją w samorządach. Przełącz urząd na cyfrową obsługę korespondencji! Wykorzystaj Moduł Korespondencji – MKO365.

Dowiedz się więcej o e-Doręczeniach w urzędzie na: assecods.pl/mko365

‍