Wdrożenie w urzędzie e-Doręczeń to nawet 300 tys. zł. oszczędności na jednej wysyłce dokumentów

Redukcja kosztów operacyjnych o 42 proc., skrócenie całego procesu z kilku tygodni do pięciu dni, wymierne korzyści dla środowiska — to efekty wprowadzenia przez gminę Piaseczno, we współpracy z Asseco, elektronicznych doręczeń w korespondencji urzędowej. Jednak nie wszędzie w Polsce cyfryzacja przebiega tak sprawnie: gotowość do przystąpienia do ogólnopolskiego systemu e-Doręczeń deklaruje zaledwie 30 proc. samorządów.

Od 1 stycznia 2025 r. zacznie obowiązywać system e-Doręczeń, czyli elektronicznych odpowiedników listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze obywatele, firmy oraz podmioty publiczne otrzymają możliwość wymiany korespondencji z poziomu komputera lub telefonu w dowolnym miejscu i o każdej porze. Termin ten był już kilkukrotnie przesuwany – pierwotna data uruchomienia systemu e-Doręczeń sięga października 2021 roku.

Tyle teoria — jednak w praktyce 21 października Sejm uchwalił nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych, wprowadzając dodatkowy okres przejściowy dla urzędów – do końca 2025 roku. Problemom i wyzwaniom związanym z cyfryzacją polskich samorządów, a także pozytywnym przykładom jej przeprowadzenia, poświęcona była debata ekspercka zorganizowana w Centrum Prasowym PAP.

   „Uznaliśmy, że kolejne przesuwanie terminu wejścia w życie ustawy nie ma sensu, bo ta formuła po prostu się nie sprawdza. Zamiast tego oferujemy samorządom dodatkowy rok na zapoznanie się z nowymi systemami elektronicznego obiegu dokumentów i organizację szkoleń w tym zakresie. Całkowite zastąpienie korespondencji papierowej formą elektroniczną nastąpi więc w styczniu 2026 roku” – powiedziała Katarzyna Zajkowska, dyrektor departamentu transformacji cyfrowej w Ministerstwie Cyfryzacji.

Okazało się bowiem, że początek 2024 roku jako data całkowitego wyeliminowania tradycyjnej formy korespondencji urzędowej jest nierealny. Z badań przeprowadzonych przez resort cyfryzacji wśród użytkowników ePUAP wynika, że zaledwie 25 proc. podmiotów publicznych korzysta z systemów klasy EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale nawet wśród nich to rozwiązanie pełni często jedynie funkcję wspierającą, służąc do ewidencjonowania korespondencji. Natomiast obieg dokumentów i tak pozostaje papierowy. Z badań tych wynika również, że aż 70 proc. podmiotów publicznych nie złożyło nawet wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych.

   „Aby maksymalnie wykorzystać okres przejściowy, koncentrujemy się przygotowywaniu serii webinarów eksperckich, a także kompleksowego poradnika dla urzędników i informatyków zatrudnionych w administracji samorządowej. Często bowiem to nie technologia, a organizacja i trudność w zmianie przyzwyczajeń stanowią największą przeszkodę w rozpowszechnieniu elektronicznej korespondencji: wewnętrznej oraz zewnętrznej” – podkreślała Anna Durmaj, zastępczyni dyrektora departamentu kanałów cyfrowych w Centralnym Ośrodku Informatyki.

Istnieją jednak w Polsce gminy, które już teraz, nie czekając na ustawowe terminy bądź okresy przejściowe, z powodzeniem korzystają z systemu e-Doręczeń. Jedną z nich jest podwarszawskie Piaseczno, którego władze definiują cyfryzację swych urzędów nie jako obowiązek, ale szansę na szybsze, sprawniejsze i tańsze obsługiwanie spraw stale rosnącej liczby mieszkańców oraz zarejestrowanych firm.

   „Wraz z naszym partnerem technologicznym, firmą Asseco, stworzyliśmy modelowy przykład efektywnego wykorzystania innowacyjnych rozwiązań w funkcjonowaniu administracji. Centralnym elementem tej transformacji było wdrożenie systemu MKO365 do obsługi e-Doręczeń, mające na celu automatyzację i masową obsługę korespondencji podatkowej. Cała operacja dotyczyła imponującej liczby 70 tysięcy decyzji rocznie, skierowanych do osób fizycznych” – zaznaczył Daniel Putkiewicz, burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno.  

Jak podkreślała dr inż. Katarzyna Kobierowska, kierownik produktu w Asseco Data Systems, cyfryzacja tylko jednej akcji wymiarowej (w tym przypadku decyzji podatkowych) przyniosła gminie Piaseczno konkretne oszczędności – zarówno pieniędzy, jak i czasu.

   „Standardowo przeprowadzenie takiego procesu zajęłoby urzędowi od czterech do pięciu tygodni — wspólnie skróciliśmy ten okres do zaledwie kilku dni. Oszczędności przekroczyły 300 tys. zł, co stanowiło ponad 42-procentową redukcję kosztów operacyjnych. Taka automatyzacja umożliwiła uwolnienie potencjału pracowników do bardziej złożonych zadań” – wyjaśniła przedstawicielka firmy technologicznej Asseco.

Uczestnicy debaty w CP PAP przyznali, że wprowadzenie e-Doręczeń powinno stanowić nie zwieńczenie procesu ucyfrowienia administracji samorządowej, ale jego kolejny etap.

„Technologia obecnie znacznie wyprzedza przepisy prawne. Już dziś aktywnie pracujemy nad pełną integracją różnych systemów i e-usług, a także wykorzystaniem potencjału sztucznej inteligencji, chociażby w rozpoznawaniu treści oraz odpowiednim katalogowaniu poszczególnych pism elektronicznych. Warto więc słuchać ekspertów i praktyków i równać do najlepszych” – konkludowała dr inż. Katarzyna Kobierowska.

Więcej informacji o e-Doręczeniach znaleźć można m.in. na stronie https://www.assecods.pl/oferta/otago/mko365.