Żabka automatyzuje obieg dokumentów HR przy wsparciu Asseco i All For One

Żabka Polska przy wsparciu Asseco Data Systems (ADS) oraz All For One Poland automatyzuje obieg dokumentów i redukuje liczbę wydruków w obszarze HR. Dostarczone przez Asseco rozwiązanie SignHub oraz przez All For One Rockawork E-Teczki zostały zintegrowane z systemem Żabki SAP SuccessFactors. Zwiększy to efektywność zarządzania procesem tworzenia, obiegu i zatwierdzania elektronicznych dokumentów kadrowych oraz ich zdalnego podpisywania przez pracowników i współpracowników.

‍

Istotą zmian jest digitalizacja kilkunastu procesów kadrowo-płacowych, w tym m.in. obsługi zatrudnienia. Pojawia się także możliwość połączenia różnych form prawnych składanych oświadczeń woli – formy elektronicznej (z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego) oraz formy dokumentowej potwierdzonej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (Żabka Polska) wywoływaną kodem SMS. Elastyczność w doborze podpisu elektronicznego do spełnienia wymaganej formy prawnej minimalizuje ryzyka biznesowe i niweluje błędy w prowadzeniu dokumentacji kadrowej. W perspektywie działań prowadzonych wewnątrz organizacji gwarantuje to bezpieczeństwo i wygodę w obsługiwaniu elektronicznej dokumentacji. Wśród najważniejszych korzyści należy także wymienić stworzenie kompletnego repozytorium dokumentacji kadrowej (E-teczka pracownicza), które zastępuje papierowe akta osobowe i jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Dzięki rozwiązaniom paperless ograniczamy nasz negatywny wpływ na środowisko naturalne poprzez zmniejszenie zużycia papieru. Klucz tkwi w automatyzacji, zwiększonej efektywności i przede wszystkim nadzorze procesów, co pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całej organizacji. Dzięki wdrożeniu rozwiązań SignHub i Rockawork E-Teczki w obszarze HR, zintegrowanego z naszym wewnętrznym systemem SAP SuccessFactors, zyskaliśmy możliwość przeprowadzania skomplikowanego procesu w krótkim czasie. Większość dokumentów jest procedowana i zatwierdzana elektronicznie, zgodnie z zaimplementowanymi ścieżkami akceptacji. Nasi menadżerowie mogą spotkać się online z pracownikami i w czasie rzeczywistym podpisać dokument, co oszczędza czas zarówno jednych, jak i drugich, a tym samym uwalnia go na realizację innych zadań. Elektroniczne teczki pracownicze to nie tylko wygoda i oszczędność papieru, ale także znaczne podniesienie standardów bezpieczeństwa informacji, co jest niezwykle ważne, gdy mamy do czynienia z wrażliwymi danymi pracowników – mówi Jolanta Bańczerowska, Członkini Zarządu Grupy Żabka, Chief People Officer.

‍

Wymierne korzyści biznesowe

Automatyzacja obiegu dokumentów i eliminacja papieru daje organizacji wymierne korzyści biznesowe, redukując zdecydowanie koszty związane z czasem obsługi procesów HR (w szczególności procesów masowych, jak np. proces podwyżkowy czy oświadczenia związane z wewnętrznymi regulacjami) oraz archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej. Żabka Polska zdecydowała się na dodatkową personalizację narzędzia, aby zmaksymalizować jego elastyczność oraz uzyskać spójność rozwiązania z własnymi procesami UX. Integracja z SignHub i moduł E-teczki dostępnego w ramach platformy do zarządzania obiegiem dokumentów Rockawork (wcześniej All for One ECM) to kolejny krok w digitalizacji procesów biznesowych w intensywnie prowadzonej transformacji cyfrowej w Żabka Polska.

Wdrożenie SignHub to kolejny projekt implementacji nowoczesnych usług zaufania w Żabka Polska. Rozwiązanie pozwala na podpisywanie dokumentów różnymi e-podpisami, co daje możliwość wyboru rodzaju podpisu elektronicznego do wymaganej formy prawnej. Przekłada się to na usprawnienie procesów biznesowych związanych z obsługą dokumentacji elektronicznej - powiedział Artur Miękina, dyrektor Sprzedaży Projektowej i Rozwoju e-Biznesu w Asseco Data Systems.

‍

Paperless wspiera ochronę środowiska

Wdrożenie rozwiązania paperless w obszarze personalnym wspiera realizację naszych ambicji zdefiniowanych w filarze Zielona Planeta w Strategii Odpowiedzialności (ESG) Dzięki digitalizacji obiegu dokumentów tylko w 2023 r. w organizacji złożono 41,5 mln cyfrowych podpisów, oszczędzając tym samym aż 17 mln arkuszy papieru. Natomiast poprzez wprowadzenie rozwiązania SignHub od Asseco i E-teczki od All For One już po pierwszym roku korzystania z elektronicznego podpisywania dokumentów kadrowych wolumen kartek papieru przechodzących przez dział HR zmniejszył się aż o 20%. Liczby imponują, a to dopiero początek cyfrowej drogi związanej z digitalizacją tego obszaru w Grupie Żabka.

‍